オフィス環境を整備することで業務の効率が上がります
企業の業務効率を考える上で、オフィスの環境を考えることはとても重要です。人は働く環境によって、集中力や思考能力、判断力が大きく変わるといわれており、雑然としたオフィスと整頓されたオフィスでは、得られる成果は大きく変わると言われています。環境の整備は業務効率、更には業績にまで大きく影響するようです。
環境の整備で重要なポイントは、経費を抑えながら環境を良くすることにあります。いくら環境が良くなってもそこに掛かる経費が膨らんでしまうと、より多くの受注が必要となり、悪循環に陥る可能性が生じてしまいます。環境整備を行うのであれば、現在の問題や課題の抽出、どのような環境にしたいのかのヒアリング、予算、費用対効果の明確化など、環境整備の成果を把握しておく必要があります。
オフィス環境を把握する際のポイントとして、固定経費の割り出しがあります。水道、ガス、電気代などの光熱費、話代、インターネット料金等の通信費、コピー機等のリース代、家賃等、掛かる経費と改善できる経費の把握が必要となります。把握すると同時に改善できる箇所の見直しを行います。光熱費であれば、照明をLEDに変更すればどのくらいの削減になるか、空調に空調効率の機器を導入すればどれだけ電気代が下がるか、電話の料金は適正かなどの見直しにより、経費が大きく下がった事例も存在するようです。
オフィス環境の整備で更に重要になることは、効率良く作業ができているかです。例えばAのカタログを取りに行くのにBとCを経由しなければならない、カウンターで接客するのに距離があり、毎回離席しなければならないなど、動線を含めた適切なレイアウトが必要となります。そのためには日常の人の動きを把握しておかなければなりません。人の動きが把握でき、適切なレイアウトが設計できれば、オフィス環境での無駄を失くすことができます。例えば1日の社内での移動時間を10分削減できたとして、従業員が20人いれば1日当たり200分の改善、1月を20日稼働で考えれば4000分の改善へとつながります。